10 cosas que NO debes hacer si eres Project Manager

Te lanzo la siguiente pregunta ¿La dirección de proyectos trata únicamente sobre gestionar el proyecto? ¿Que piensas? ¿O consiste en algo más?

Si se tratase de la pura gestión mecánica del proyecto la automatización que estamos viviendo terminaría por sustituir una buena parte del trabajo de un/a Project Manager.

Relacionado con esta cuestión, hace unos días leí un osado titular en el que se decía que para el año 2030 el 70% de las tareas de gestión de proyectos estarán automatizadas a través de robots.

Es cierto que por un lado hay cuestiones en gestión que son automatizables. Por ejemplo ayudarnos de un software para organizar y optimizar los recursos es positivo y a nivel general esto nos ayuda a conseguir los objetivos, cumplir los plazos etc.

Pero por otro lado, y desde mi punto de vista, esa cifra está dejando de lado un elemento que es fundamental para que la Gestión de un proyecto sea exitosa. Un elemento que sinceramente me parece que alcanza más del 30% de las “tareas de gestión de un proyecto”. Estoy pensando en un elemento muy concreto y a la vez diverso y fuente de las soluciones más creativas imaginables y de los conflictos más difíciles de solucionar dentro de un proyecto: las personas.

En mi opinión, si eres Director/a de Proyecto es importante que recuerdes que conseguir el éxito de tus proyectos no sera solo cuestión de que te conviertas en un buen gestor del proyecto, también deberías ser un buen gestor de tu equipo de proyecto.

Estas son tres buenas lecturas sobre herramientas y tácticas probadas en la gestión de equipos en diferentes contextos:

¿Cómo convertirnos en buenos gestores de proyectos?

De momento te voy a proponer 10 COSAS QUE  NO DEBERÍAS HACER como Project Manager. Y muchas de ellas tienen que ver con la gestión del equipo y de las personas.  

Te confieso, no me duelen prendas hacerlo, que he cometido (y probablemente lo siga haciendo) el error de hacer algunas de estas cosas que no deberías hacer. Efectivamente con el tiempo me he dado cuenta de que son eso: errores o malas prácticas. O de que se trata de hábitos a corregir y cuestiones a mejorar en mi propio desempeño. Aprovecha estas lecciones aprendidas que te brindo.

¡Empezamos!

No a las reuniones innecesarias

A veces tenemos reuniones simplemente por tenerlas. Puede ser muy molesto para tu equipo tener organizar reuniones que no estaban previstas. Reuniones por todo y para todo. Creo que lo convenientes es evitar que el equipo vea las reuniones como un lugar o un momento donde se va a perder el tiempo. Cuando tengas una reunión prepara una agenda clara con anterioridad y envíala a tu equipo. A tu equipo le encanta planificar y resolver problemas. Pero no le gusta perder el tiempo…

Conseguir que las reuniones sean realmente eficaces es todo un reto. Aquí tienes herramientas para conseguirlo:

No comiences a ejecutar sin haber planificado tu proyecto

Mi recomendación es que descartes la idea de que conseguirás finalizar el proyecto antes si reduces el tiempo de planificación. La planificación, lejos de quitarle agilidad, te la va a dar a lo largo de tu proyecto.  Esto no quiere decir que te paralices intentando planificarlo todo. Aplica la planificación gradual, y llega al nivel de detalle que exige la complejidad y tu tipo de proyecto. Pero planifica: tener una guía del camino de tu proyecto hará de su inicio un momento de certidumbre y entusiasmo.

No juegues nunca la carta de la culpa

Es bueno que tengas claro que durante el ciclo de vida de todos proyectos pueden surgir problemas. Desde el convencimiento te digo que en realidad lo normal es que esto sea así (a no ser que vivas en un mundo ideal…).

Como consecuencia de estas situaciones podría surgir el temor a ser cuestionado o directamente el miedo al fracaso.

Igualmente puede aparecer la tentación de jugar la carta de la culpa si alguien del equipo  falla. Simplemente no lo hagas.

Puede ocurrir que el problema sea de mayor o menor envergadura, que surja debido a un error técnico o a un error humano. Da igual. No entres nunca en “modo excusas”. Asume la responsabilidad de la situación y trata de encontrar la mejor solución. Simplemente eso. Aprende y sigue hacia adelante.

No des nada por sentado

En todo proyecto nos manejamos con supuestos, con asunciones. Mantén la vigilancia sobre estas cuestiones. Las suposiciones que hagas, las cosas que des por hecho en relación a los recursos, las tareas y actividades asignadas o el presupuesto del proyecto podrían encerrar una sorpresa desagradable más adelante en tu proyecto.

Es fundamental conocer la realidad de tu proyecto. Realizar una supervisión y no dar nada por sentado.

Como diría mi abuela: ganarás en salud. Te ahorraras sustos y dificultades en el futuro.

No te dejes llevar por el optimismo

O dicho de otra forma: ¡Controla tu optimismo!

No, no soy un agorero. Si tu proyecto va bien, mejor que mejor. Disfruta de la circunstancia y de ese poquito menos de stress que eso te produce.

Pero independientemente de que la cosa vaya bien, ten siempre un plan de contingencia por lo que pueda pasar. Haz siempre una gestión activa de los riesgos y de las incertidumbres. Todos los proyectos tienen riesgos.

No a la Microgestión de tu equipo

Este es un mal en el que todos caemos alguna vez. Incluso puede llegar a ser un hábito difícil de cambiar.  Si en un momento dado estas demasiado encima del trabajo de tu equipo, con excesiva atención a los detalles más pequeños, activa la alerta contra la microgestión. Porque puede ser fatal para la motivación de tu equipo. Escapa de la microgestión de tu equipo

A todos nos gusta trabajar dentro de un equipo donde confíen en nosotros y con cierta libertad ¿no es cierto?

La microgestión de tu equipo podría bajar su moral y confianza.

Una herramienta que podría ayudarte con esto es establecer los  objetivos y los hitos que se deben lograr, así como hacer los seguimientos pertinentes. No seas intrusivo en el trabajo de tu equipo de proyecto.

No satures con información a tu equipo.

Trata de no saturar a tu equipo con información innecesaria. Una buena gestión de las comunicaciones con tu equipo consiste entre otras cosas en en dar la información oportuna, no en el exceso de información

Divide las tareas y los trabajos y afrontalos por etapas. Es bueno facilitar información al equipo, no hay duda, pero debes conocer la línea a partir de la cual comienza la sobrecarga de información.

No aceptes cambios a la ligera y sin aprobación formal

No se trata de que no pueda haber cambios. Los habrá y es lo natural en la gestión de un proyecto. Se trata de que los cambios en tu proyecto deben de llevarse a cabo después de evaluar cómo afectan al resto del proyecto. Es obligatorio evaluar cómo afectan a las restricciones de tu proyecto.

No dependas de un solo recurso

Lo sabes muy bien: delegar es esencial para el éxito del proyecto. En gran medida es una de las habilidades que va a garantizar el desempeño de cada miembro del equipo. Pero ojo: no delegues todo sobre el mismo recurso. Eso te puede llevar a una dependencia crítica para tu proyecto.

Lo mismo ocurre si tienes un solo proveedor o una sola persona experta capaz de llevar a cabo una tarea.

Si puedes no dependas de un solo recurso, podrías encontrarte situaciones de poco convenientes para ti.

No tengas miedo de pedir feedback

Hazte el favor de pedir siempre feedback. Esto no debe suponer para ti colocarte en una posición incómoda. Se trata de algo natural y una herramienta de aprendizaje y mejora para ti y para tu equipo.

Bonus Track

No descuides la Comunicación

Una poca o una mala comunicación en tu equipo de proyectos puede llevarnos al fracaso del mismo. Aprovecha las comunicaciones para incentivar que se obtengan lecciones aprendidas hablando de lo que fue menos bien y puede mejorarse en el futuro y de aquello que fue bien y debe repetirse.

Conclusión

El éxito en la gestión de proyectos será una combinación de factores como son la experiencia, la capacidad de adaptación, el conocimiento de la profesión y las tan de moda soft skills o habilidades suaves. Y en todo momento la gestión de las personas, la gestión de tu equipo de proyecto es uno de los pilares sobre la que construir la consecución de los objetivos del proyecto.

En cualquier caso saber lo que no tienes que hacer te ayudará a mejorar en el juego de malabares que a veces es la correcta gestión de un proyecto.

Quiero saber tu opinión

¿Estas de acuerdo con que estas son cosas a evitar en la gestión del proyecto?

¿Se te ocurre alguna otra?

¿Te has visto reflejado en alguna de ellas?

¡Cuéntame en los comentarios!

¡No te vayas con las manos vacías!

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¡Nos vemos en el próximo artículo!