En este artículo voy a hablarte de uno de los elementos claves en el ámbito del Project Management: los Procesos de la Dirección de Proyectos.
Por supuesto que si estás preparándote para la Certificación PMP es un concepto que tendrás que manejar en todo su desarrollo.
Para conocer más sobre Certificación PMP te recomiendo leer:
Pero la cosa va mucho más allá. Gestionar un proyecto con éxito requiere que pongas en marcha aquellos conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas apropiadas en función de los objetivos del proyecto.
¿Cuáles son esas herramientas más apropiadas?
¿De qué depende utilizar una u otra?
¿Cuáles la misión ultima de los procesos?
¿Cómo se estructuran?
¡Empecemos!
CURSO EXPERTO UNIVERSITARIO EN GESTION DE PROYECTOS UNED
Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales de la Universidad Nacional de Educación a Distancia (UNED). Curso académico 2023/2024. Plazo matrícula: 11 septiembre de 2023 a 30 noviembre de 2023
¡ME INTERESA!
¿Qué vas a encontrar?
Adaptación
Entre otras cosas el Director/a de Proyectos, a ser posible en colaboración con su equipo, debe determinar qué procesos de la Gestión de Proyectos son los más adecuados, y en qué grado de detalle se ejecutarán.
Esta labor de selección, de determinación de los procesos adecuados, es lo que PMBOK6 llama ADAPTACION. Ten por seguro que es una de las actividades más importantes que deberás desarrollar como Project Manager o como integrante de un equipo de dirección de proyecto.
El resultado de esta adaptación siempre dependerá de las características específicas de tu proyecto: nivel de complejidad, industria, prácticas habituales, tamaño del proyecto, etc.
En esa adaptación perseguimos también encontrar y construir una metodología adecuada, que nos ayude a cumplir con los requisitos de nuestros interesados, lograr una óptima gestión de sus intereses y expectativas y establecer una comunicación continua y eficaz con ellos. Así lograremos su implicación en el proyecto y que en la medida de lo posible “remen a favor” del mismo.
Quédate con esa idea de construir tu propia metodología para tu tipo de proyectos. ¿Te parece buena idea dejar de reinventar la rueda una y otra vez? Piénsalo.
Para construir tu metodología también debes tener en cuenta las:
Veamos ahora cuáles son esos elementos que nos van a ayudar a construir nuestra metodología, a hacer esa adaptación de la que estamos hablando de cara a seguir el camino para que nuestro proyecto se desarrolle satisfactoriamente.
Nos estamos refiriendo a los Procesos de la Dirección de Proyectos que deberemos aplicar.
Procesos para la Dirección de Proyectos
Misión
Los Procesos organizan el trabajo a realizar para llevar a cabo el Proyecto. El proceso describe las acciones necesarias, la serie de actividades relacionadas entre sí que llevaremos a cabo para gestionar el ciclo de vida del proyecto.
Estructura del Proceso
Todos los procesos de la Dirección de Proyectos repiten un mismo esquema de funcionamiento.
Cada proceso de la Dirección del Proyecto produce una o más salidas a partir de una o más entradas mediante el uso de herramientas y técnicas adecuadas para la gestión del proyecto.
– ENTRADA: Lo que necesitas para llevar a cabo el Proceso
– HERRAMIENTA y TÉCNICA: Qué vas a utilizar para conseguir las salidas a partir de las entradas.
– SALIDA: Lo que vas a tener al final del proceso. Un entregable o un resultado. Los resultados son la consecuencia final y natural.
Entre los diferentes procesos va a existir una relación lógica a través de los resultados que producen. En muchas ocasiones el resultado de un proceso será lo necesario para iniciar otro. La salida de un proceso será la entrada de otro.
Ejemplo
En el proceso Estimar Costes del Proyecto nuestro objetivo es conseguir una valoración de cuanto nos va a costar llevar a cabo el proyecto, es sus distintos aspectos.
Para ello utilizaremos como entrada nuestro Plan de gestión costes. En él habremos definido el nivel de precisión y exactitud requerido para nuestra estimación. Igualmente tendremos como entrada el Cronograma del proyecto, ya que las estimaciones de duración afectarán a las estimaciones de costes. Son solo dos ejemplos de entradas para este proceso.
¿Cómo llegamos al resultado deseado? Utilizando herramientas y técnicas de estimación: apoyarnos en el juicio de expertos, hacer una estimación análoga en base a proyectos similares o introducir estimaciones estadísticas (Estimación Paramétrica) a partir de lo ocurrido en el pasado. Estas son solo algunas de las posibilidades, llegado el momento deberás seleccionar cuáles se ajustan mejor a las características de tu proyecto.
Al final del proceso habremos obtenido un resultado: la Estimación de costes para nuestro proyecto. Esta es la salida del proceso.
2 Ideas Fuerza
La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK 6) propone un total de 49 procesos. No te preocupes, no tengo intención de contártelos ahora. Solo quédate con estas dos ideas fundamentales.
1) Se trata de un gran menú donde elegirás aquello que necesites en cada momento, no es un corsé donde hay que entrar si o si aplicando todos los procesos a máximo nivel. Mas bien se trata de hacer un traje a la medida de tu proyecto.
2) A nivel general tendrás tres tipos de procesos:
– Los procesos que utilizarás una única vez o en momento predefinidos, por ejemplo Acta de Constitución del Proyecto
– Aquellos que llevarás a cabo de manera periódica según lo necesites, por ejemplo Adquirir Recursos
– Los Procesos que realizarás de forma continuada durante todo tu proyecto. Por ejemplo muchos de los procesos de seguimiento y control como Controlar los costos o Controlar la calidad.
CURSO EXPERTO UNIVERSITARIO EN GESTION DE PROYECTOS UNED
Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales de la Universidad Nacional de Educación a Distancia (UNED). Curso académico 2023/2024. Plazo matrícula: 11 septiembre de 2023 a 30 noviembre de 2023
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Conclusiones
Los procesos van a ser el vehículo para construir el camino del éxito de tu proyecto. Deberás escoger (ADAPTACION) entre ellos cuales se adaptan a tu tipo de proyecto y en qué nivel de detalle debes aplicarlos.
Teniendo esto claro, la siguientes preguntas a resolver serían:
¿Cómo se organizan los procesos?
¿Cómo se ordenan?
¿Cuáles son?
De momento te dejo un concepto del que hablaremos entonces y entraremos en profundidad: Grupos de Procesos
Quiero saber tu opinión
¿Haces la Adaptación de las herramientas adecuadas a tu tipo de proyecto?
¿Has convertido esa adaptación en metodología?
¿Conocías la misión y estructura de los procesos en la Gestión de proyectos?
Cuéntame en los comentarios.
¡No te vayas con las manos vacías!
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¡Nos vemos en el próximo artículo!
P.D. Te invito a que visites estos otros artículos relacionados ¡Date una vuelta!
Excelente resumen de los procesos para la Gestión de Proyectos PMI. Gracias Rafael Velasco Cardoso – PMP®. por describir la importancia de construir un método de Dirección y Gestión del Proyectos para cada proyecto, a partir del Marco de Trabajo para la Gerencia de Proyectos de la Empresa y el Marco de Referencia PMI-PMBoK V6 (A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)–Sixth Edition).
Hola Dr. Fernando Martinez. ¡Gracias por comentar en mi blog! Efectivamente los procesos son una de las llaves para el diseño y construcción de una metodología propia para la gestión de nuestros proyectos. El objetivo es no caer en «reinventar la rueda» cada vez que gestionamos un nuevo proyecto, utilizando para ello las buenas prácticas de PMBOK6. Seguiremos hablando sobre ello en futuras entradas. Un saludo
Excelente, muy didáctico.
Muchas gracias por tu comentario Douglas. ¡Un saludo!
Excelente artículo. La definición clara de la adaptación de nuestro proyecto nos permitirá definir los procesos necesarios para el logro de los objetivos, definiendo con precisión las estructuras de cada proceso.
Gracias por tu comentario Edwin. Me alegra que te haya resultado de interés. Un saludo.