Areas de Conocimiento en PMBOK6

Hoy hablamos sobre uno de los aspectos más importantes para la correcta Dirección de un proyecto: Las 10 Areas de Conocimiento sobre las cuales desarrollar toda la gestión. También se trata de un elemento de obligado dominio de cara a tu prueba de certificación para PMP

El catálogo de herramientas, conocimientos y habilidades existentes dentro de la Dirección de Proyectos es muy amplio.

Por un lado, sabemos que todas esas posibilidades no siempre se deben implementar en su totalidad, y que en cada caso deberás hacer una adaptación según las características y complejidad de tu proyecto.

Además, y para ayudarnos en la puesta en práctica como gestores de proyecto, la guía PMBOK organiza el vasto campo del Project Management en 10 ÁREAS DE CONOCIMIENTO que, en combinación con los Grupos de Procesos del proyecto (Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control) te guiarán en el camino correcto para conseguir los objetivos.

En este artículo revisamos en detalle esas 10 áreas.

¡Empecemos!

Gestión de la Integración del Proyecto

La Integración será la encargada de unificar el resto de áreas de conocimiento del proyecto.  En ella vamos a identificar, definir, combinar y coordinar los diversos procesos y actividades de toda la dirección del proyecto.

La Integración nos va a facilitar la coordinación de todos los cometidos, así como que todo el equipo trabaje alineado buscando los mismos objetivos. Será así desde el Inicio hasta el Cierre de proyecto. Pasando por la elaboración de un plan global como hoja de ruta y la gestión y seguimiento de los diferentes trabajos y  los cambios.

La Integración mantiene unido el proyecto y constituye el auténtico día a día del trabajo del Project Manager.

Gestión del Alcance del Proyecto

Cuando hablamos de Gestión del Alcance hablamos de garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo requerido. Vamos a recopilar todos los requisitos y a desglosar todos los trabajos necesarios para cubrir el alcance de nuestro proyecto. También nos aseguraremos, a través de la validación, que los entregables producidos cumplen con ese alcance.

Gestión del Cronograma del Proyecto

No debería sorprendernos saber que la gestión del tiempo del proyecto requiere mucho tiempo. No en vano estamos ante una de las restricciones principales de la mayoría de los proyectos. Nos sobrevuelan las temidas fechas límite y nos obligan a correr cuando preferiríamos hacerlo todo con más calma. Haciendo una gestión correcta del cronograma podremos liberarnos de ese estrés y cumplir con nuestros objetivos.

Perseguimos gestionar la finalización a tiempo de nuestro proyecto. Para ello definiremos las actividades y las ordenaremos, estableciendo una secuencia donde observaremos las dependencias entre ellas. A continuación estimaremos sus duraciones. Con estos elementos podremos desarrollar nuestro cronograma, sobre el que realizaremos las pertinentes labores de control, tratando de que todos los hitos se cumplan en plazo.

Gestión de los Costos del Proyecto

Ha llegado el momento de trabajar en el presupuesto del proyecto. De nuevo cobran mucha importancia las herramientas de estimación que decidamos utilizar. Este área está muy vinculada con la gestión del tiempo. Al igual que hicimos entonces, ahora estimaremos el costo de cada actividad, teniendo en cuenta todos los recursos necesarios para llevarla a cabo: RR.HH., materiales, equipamiento…

Nuestro objetivo es planificar, estimar, presupuestar, gestionar y controlar los costos de modo que podamos completar nuestro proyecto dentro del presupuesto aprobado.

Gestión de la Calidad del Proyecto

Quizás lleguemos a tiempo y dentro de los costes establecidos a la consecución de nuestro proyecto. Estamos contentos ¿no?

Pues siento decirte que si la calidad de nuestro producto o servicio final no está a la altura de los estándares establecidos y las expectativas de los interesados, podremos considerar que nuestro proyecto ha fracasado.

Incorporar la política de calidad de la organización en cuanto a la planificación, gestión y control de los requisitos de calidad del Proyecto y el producto, nos ayudará a satisfacer las expectativas de los diferentes interesados, a evitar errores y a cumplir los objetivos.

La idea es asegurarse de que se trabaja tan eficientemente como sea posible, sin cometer errores en el producto y, en su caso, que estos se detecten cuanto antes para que las acciones correctivas y los impactos sean los menores posibles.

Gestión de los Recursos del Proyecto

En los procesos que se integran en esta área se identifican, adquieren y gestionan los recursos necesarios para la conclusión exitosa del Proyecto.

Cuando hablamos de recursos, en la última versión del PMBOK incluimos ya no solo los recursos humanos, también los físicos, materiales, equipamientos, etc. Dedicaremos tiempo a estimar y adquirir los recursos para las actividades del proyecto.

Así como a desarrollar al equipo, capacitándole si es necesario. Dirigirlo durante la ejecución del proyecto, ayudándole y motivándole.

En este proceso se deberán resolver los conflictos que puedan surgir y reconocer el desempeño al final del trabajo bien hecho.

Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

¿Sabías que un director de proyecto dedica alrededor del 80% del trabajo de su día a día a comunicar?

Las comunicaciones pueden ser fundamentales para el éxito de tu proyecto: con ellas informamos de todos los aspectos del mismo, tanto a los interesados como al propio equipo de proyecto.

De ahí la importancia de hacer una buena planificación de la gestión de la comunicación: QUE, COMO, CUANDO y A QUIEN debemos comunicar. Y esto incluye cómo se llevarán a cabo las comunicaciones cuando haya problemas o cambios. Las comunicaciones son el medio para asegurarse de que todas las partes interesadas saben lo que necesitan saber para cumplir su función adecuadamente: mantener informadas a las personas con la información adecuada en el momento en que lo necesitan para que tomen las mejores decisiones.

Gestión de los Riesgos del Proyecto

Por un lado nuestro objetivo es proteger el proyecto ante cualquier evento negativo que se pudiese presentar. Y por otro, aprovechar las oportunidades que puedan surgir que nos favorezcan en nuestros objetivos. Es decir, gestionar la amenaza y/o la oportunidad que se materialice a partir de un plan de respuesta previsto.

Esto se traduce primero en identificar, desglosar, categorizar y priorizar los riesgos. Para a continuación planificar las posibles respuestas y su implementación en caso de que los riesgos se materialicen.

Y lo haremos aplicando análisis cualitativos y/o cuantitativo según las características y necesidades de nuestro proyecto, para así medir la Probabilidad y el Impacto de los riesgos, con el objetivo principal de priorizarlos y adoptar la estrategia oportuna ante ellos.

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Durante nuestra planificación tendremos que enfrentarnos a la decisión de hacer o comprar algunos de los productos, servicios o resultados requeridos.

Si decidimos subcontratar, el siguiente paso sera el de encontrar contratistas y proveedores que ayuden a hacer bien el trabajo. Con ellos debemos establecer unas reglas de funcionamiento a través de un contrato y las vías de comunicación entre comprador y vendedor.

Naturalmente, las adquisiciones tendrán un impacto tanto en el calendario como en el presupuesto. Supondrán solicitar propuestas y de entre ellas elegir a un proveedor. Y te aseguro que querrás controlar el proceso de aprovisionamiento a través de un seguimiento.

Y finalmente cerrar el contrato cuando el trabajo se haya finalizado cumpliendo la satisfacción de todos.

Gestión de los Interesados del Proyecto

¿Quiénes son los interesados?

Debemos identificar a aquellas personas, grupos u organizaciones que pueden ser afectados (o piensan que se pueden ver afectados) por nuestro proyecto. Conocer sus expectativas, sus necesidades y el impacto que pueden tener sobre los resultados de nuestro proyecto.

Con estos elementos podemos establecer una estrategia de gestión de los interesados con el objetivo de lograr una participación eficaz y a favor del proyecto. Esto no siempre es fácil, pero es crucial al comenzar un proyecto.

Averigua quienes son y cuáles son sus preocupaciones. Planifica cual va a ser tu estrategia en relación a ellos.

Conclusión

Recuerda que sea cual sea tu tipo de proyecto, sea grande o pequeño o pertenezca al sector productivo al que pertenezca, pasarás en tu gestión por estas 10 Áreas de Conocimiento.

En algunas ocasiones alguna podrá tener más peso que otra en función de las características de tu proyecto. Pero siempre tendrás que contemplarlas todas.

Gracias a las herramientas del estándar en dirección de proyectos del Project Management Institute (PMBOK6ed.),  tienes un acceso ordenado a estas herramientas y mejores prácticas en para la Gestión de Proyectos.

Quiero saber tu opinión

¿Conocías ya las 10 áreas de conocimiento?

¿Cual es más importante en tu tipo de proyecto?

¿Planificas y trabajas sobre todas ellas o hay alguna que «descuidas»?

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¡Nos vemos en el próximo artículo!

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