Cómo Gestionar Equipos Remotos

Los equipos remotos y el teletrabajo no hace mucho eran visto por muchas organizaciones como un lujo o como algo ajeno. Hoy para muchas de esas organizaciones se ha convertido en una necesidad y poco a poco en algo habitual. 

El impacto de la crisis provocada por el brote de la COVID-19 ha hecho que muchas empresas adopten el teletrabajo y trabajo a distancia donde la comunicación se basa predominantemente en programas y software online y herramientas en la nube.

Como consecuencia, muchos equipos de trabajo  acostumbrados a tener una coordinación presencial, han tenido que convertirse  en equipos remotos, a distancia o virtuales. Con todas las dificultades que eso conlleva, sobre todo cuando no es a lo que se está acostumbrado.

En este post aportamos algunos consejos para gestionar con éxito equipos remotos y no morir en el intento.

¡Empecemos!

Reuniones periódicas de puesta al día 

Estas reuniones se pueden hacer por teléfono, por telellamadas de wasap o a través de herramientas online de videoconferencias tipo skype. Gracias a estas reuniones te aseguras de que todo el equipo se mantenga informado. Igualmente servirán para ayudar a evitar la sensación de aislamiento que puede ser bastante común en el trabajo a distancia. 

Al igual que en una reunión presencial tradicional, es importante asistir preparado, con un orden del día en cuanto a los temas a tratar; eso hará que consigáis un uso eficiente del tiempo. 

Por otro lado, este tipo de reuniones periódicas suelen ser más efectivas para muchos asuntos que el tradicional correo electrónico, al incorporar la comunicación no verbal (en el caso de las videollamadas o teleconferencias), que como ya se sabe, supone alrededor del 60% de la comunicación. 

Utiliza herramientas online para la Gestión de Proyectos 

Si hasta ahora en tu organización no se utilizaba ningún software de gestión de proyectos, ni ninguna herramienta online o en la nube, con el equipo en remoto ha llegado el momento de hacerlo. Existen muchas y muy conocidas como son Asana o Trello, que te servirán para programar y organizar las tareas del equipo así como para hacer el seguimiento necesario para mantener el proyecto en el camino correcto.

Pueden ser estas u otras, da igual, busca una que se ajuste a tus necesidades, a las del equipo y a las de vuestro tipo de proyecto. 

Flexibilidad

En este entorno de teletrabajo o a distancia es muy importante ser lo más flexible posible. Muchas personas no están acostumbradas a trabajar desde casa y puede llevarles algún tiempo adaptarse. Dar a las personas de tu equipo la opción de modificar  sus horarios o sus jornadas de trabajo puede ser necesario para maximizar la eficiencia y la productividad. El trabajo con equipos en remotos tiene más que ver con el cumplimiento de objetivos que con el cumplimiento de horarios preestablecidos. Y esto enlaza directamente con el punto siguiente que quiero comentar

Centrarse en los resultados 

Es imposible rastrear todo lo que tu equipo está haciendo en cada momento. Y probablemente no tendría sentido hacerlo. Aunque en ocasiones la cultura de la propia organización apunte en sentido contrario. Entendemos que trabajamos con personas adultas que son coherentes con su responsabilidad dentro de un equipo y para con sus tareas. Así que en lugar de eso, como líder del equipo mejor céntrate en el  trabajo que ha sido completado para ajustar las metas y expectativas de acuerdo a ello. 

¿Estamos cumpliendo objetivos? esa es la pregunta. 

Comunicación informal

A nadie se le escapa que la comunicación va a ser la herramienta fundamental para el buen funcionamiento de los equipos remotos. Dentro de esto es probable que sean necesarios diferentes canales y estilos  de comunicación dependiendo del contexto. El correo electrónico es la forma tradicional de comunicación, pero no necesariamente la más rápida o la más apropiada. Al trabajar desde casa, se elimina la posibilidad de comunicarse informalmente cara a cara, y muchas veces una buena opción será utilizar herramientas tipo wasap o telegram para conseguir esa comunicación más directa e informal.

Mantener la moral

Como ya he comentado, trabajar desde casa puede causar sentimientos de aislamiento,  ya que los humanos somos seres sociales por naturaleza y necesitamos interactuar con otros. Por lo tanto, la pérdida de contacto físico cara a cara enfatiza aún más la necesidad de mantener el espíritu de equipo. Como Project Manager, el simple hecho de preguntar «cómo estás» puede ser muy útil para que las personas integrantes de tu equipo se sientan valorados y apreciados. Enviar una newsletter semanal o quincenal de la organización sobre lo que está pasando en la empresa también puede ayudar a levantar la moral, ya que todo el mundo se sentirá más involucrado y conectado.

Conclusión

El teletrabajo, la gestión de equipos remotos, estos nuevos entornos de trabajo a distancia han venido para quedarse en muchos sectores y organizaciones que hasta ahora seguramente ni se lo planteaban. Hay que adaptarse y tratar de conseguir la buena gestión de los equipos para que alcancen el alto rendimiento y la eficiencia requerida. Para ello podemos utilizar las herramientas que nos brinda la tecnología, como las herramientas online de gestión de proyectos, pero también debemos trabajar la comunicación como elemento central y centrarnos en los resultados trabajando mas por objetivos y no pensando tanto en el cumplimiento de horarios. Todo esto, evidentemente adaptándolo al tipo de industria, el tipo de proyecto especifico que maneje la organización así como a las competencias con las que cuenten las personas integrantes del equipo.

Quiero saber tu opinión

¿Tu organización ha adoptado los equipos remotos  y mantenido el teletrabajo después de los confinamientos? ¿Habéis tenido que hacer un esfuerzo de adaptación para gestionar esos equipos remotos? ¿Se te ocurren otros consejos que podríamos aplicar para conseguir su eficiencia?

Cuéntame en los comentarios.

¡No te vayas con las manos vacías!

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¡Nos vemos en el próximo artículo!

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