Acta de Constitución del Proyecto. Qué es y para qué sirve.

Acta de Constitución del Proyecto. Qué es y para qué sirve.

 

Hoy revisamos el Acta de Constitución del Proyecto, uno de los documentos fundamentales para llevar a cabo un proyecto. 

Cuando comenzamos un nuevo Proyecto debemos definir qué es lo que esperamos lograr cuál debe ser el alcance de alto nivel que se requiere para lograr esos objetivos

Por ese motivo comenzamos por el Acta de Constitución del Proyecto. Se trata del primer documento que se va a desarrollar y el que va a autorizar el inicio del proyecto, así como a sentar buena parte de las bases necesarias para llegar con él a buen puerto.

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Veamos qué es el acta de constitución del proyecto, qué elementos tiene, para qué sirve y quien lo desarrolla según se establece en la guía PMBOK, un elemento fundamental para afrontar la Certificación PMP

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¡Empecemos!

Acta de Constitución del Proyecto: autoriza el Proyecto

El Acta de Constitución del Proyecto es la base y la autorización del proyecto que queremos iniciar. No sólo contiene el nombre del director/a del proyecto, sino que documenta los requisitos de alto nivel e iniciales destinados a satisfacer las necesidades y expectativas de sus interesados. 

Ningún proyecto debe comenzar sin Acta de Constitución de Proyecto.

Al ser el primer documento, en el grupo de procesos de inicio del proyecto, será clave para los momentos posteriores. Cuando nuestro proyecto y todas las actividades se vayan desglosando en elementos más pequeños, nos servirá para comprobar que son coherentes con los objetivos iniciales marcados, así como con los objetivos estratégicos de la organización. Con los que siempre deberá estar alineado nuestro proyecto.

Quién elabora el Acta de Constitución del Proyecto

¿De dónde viene este Acta? Esa es una buena pregunta. Dado que el Acta de Constitución del Proyecto autoriza la existencia de un proyecto, suele ser uno de los primeros documentos del proyecto. De hecho, puede generarse antes de que exista un proyecto. Lo ideal sería que el patrocinador del proyecto o la oficina de gestión de proyectos (PMO), elaborase el Acta de Constitución del proyecto antes de que éste comenzara. 

Sin embargo, en muchas organizaciones el patrocinador o el órgano de gobierno hace que sea el propio director/a del proyecto quien redacte la carta y la distribuya para su aprobación. Ambos métodos son aceptables, pero si es el Project Manager quien realiza el trabajo, se debe realizar muy poca actividad en el proyecto hasta que se apruebe el Acta. Y en cualquier caso siempre será beneficiosa la participación del PM, ya que así tendrá un conocimiento más profundo de las cuestiones de alto nivel que persigue el proyecto y esto facilitará que durante el proyecto este se mantenga alineado con ellos. 

Nivel de Autoridad del Project Manager

Recordemos que el Acta de Constitución del Proyecto, además de nombrar al Project Manager va a determinar su nivel de autoridad dentro del proyecto. Que estará íntimamente relacionada con el tipo de organización en la que se desarrolle el proyecto.

Hay organizaciones donde el PM será poco mas que un coordinador de las comunicaciones (casi tendríamos que replantearnos si podemos llamar a esta figura Project Manager) y en otras donde tendrá autoridad casi total sobre las decisiones del proyecto 

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Aprobar el Acta de Constitución del Proyecto

El proceso de aprobación también depende en gran medida de la organización; sin embargo, por lo menos uno de los encargados de la aprobación debe tener la capacidad de comprometer recursos y obtener financiación para el proyecto. Aunque el director del proyecto puede redactar el documento, el sponsor o  patrocinador lo aprueba y lo emite

Responder a las siguientes preguntas

Estas son algunas de las preguntas que debe de tratar responder el Acta de Constitución del Proyecto:

-¿En qué consiste el proyecto?

-¿Quién tiene la autoridad para liderar el Proyecto y puede determinar, gestionar y aprobar los cambios en el presupuesto, plazos o alcance?

-¿Por qué se aborda el proyecto, existe justificación de rentabilidad económica, de oportunidad de mercado, de estrategia empresarial?

-¿Qué recursos se van a poner a disposición del proyecto?

-¿Quién será el afectado o deberá participar en el Proyecto (Stakeholders de alto nivel).

– Cuales son los entregable principales, etc.

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Conclusión

El Acta de Constitución es uno de los documentos fundamentales del proyecto. Es el pistoletazo de salida donde se autoriza el proyecto, se nombra al project manager y se designa su  nivel de autoridad. En ella además se establecen todos los objetivos, requisitos, interesados y cuestiones de alto nivel que nos permitirán más adelante mantener la coherencia del proyecto con los objetivos estratégicos de la organización que lo impulsa

Quiero saber tu opinión

En tus proyectos, en tu organización, ¿desarrollas el Acta de Constitución del Proyecto?

¿Contempláis los elementos que aquí hemos mencionado?

¿Quién lo aprueba? ¿Quién los desarrolla?

Cuéntame en los comentarios.

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