Qué es la Gestión de Proyectos. Beneficios de su aplicación.

¿Sabrías decir qué es la Gestión de Proyectos? ¿Conoces qué beneficios puede tener aplicarla de forma eficaz en una organización, en tus proyectos profesionales o en los que emprendes en tu propia vida personal? 

Supongamos que nos quedamos en una definición básica: se trata de planificar y gestionar quién hace qué, cuándo y cómo. 

Pero sabemos que la realidad es que no se trata simplemente de eso.

En un mundo cada vez más proyectizado tanto a nivel laboral y profesional como en el propio desarrollo personal la gestión de proyectos aporta beneficios y ventajas indiscutibles. Si un Proyecto es la forma de crecer, de llegar a otro punto, de conseguir un cambio o una mejora. La gestión eficaz de proyectos es la clave para el éxito en ese camino. 

Hoy hablamos sobre ello

¡Empezamos!

Un poco de historia

Este post no trata de hace un recorrido histórico exhaustivo sobre este tema. Pero sí creo interesante resaltar cómo la disciplina de Dirección de proyectos de una forma u otra se ha practicado desde las primeras civilizaciones en la gestión de sus proyectos. Grandes obras arquitectónicas casi imposibles como las Pirámides de Egipto o la Gran Muralla China son prueba de ello (ayudadas también por otras prácticas nada loables, evidentemente)

Pero será a mediados del siglo pasado cuando las organizaciones comienzan a aplicar de forma sistemática herramientas de Dirección de Proyectos a proyectos complejos. 

Pioneros

En esta breve visión histórica, lo justo es nombrar a algunos de los padres de la disciplina. Voy a quedarme con dos que creo que son muy destacables, para no extenderme.

1. Henry Gantt (EEUU 1861-1919). Un apellido que a todos nos suena, al ser quien desarrolla el Diagrama de Gannt como herramienta de gestión. Considerado el padre de las técnicas de control y planificación.
2. Henri Fayol (Estambul, 1841 – París, 1925) Ingeniero y teórico de la administración de empresas. Desarrolla las conocidas como las cinco funciones de la gestión: iniciar, planificar, ejecutar supervisar y controlar y cerrar, que han formado la base para la formación del cuerpo de conocimiento asociado a la Dirección de Proyectos y programas. En muchos ámbitos es reconocido como el padre de la gerencia moderna. .

Ambos son considerados los pioneros de las técnicas modernas de Dirección de Proyectos.

Era moderna de la Dirección de Proyectos

En la década de los años 40 en EEUU comienzan a gestionarse proyectos con herramientas como el Diagrama de Gannt o la Estructura de Desglose de Trabajos (EDT). Igualmente comienzan a desarrollarse modelos matemáticos como el Método de la Ruta Crítica o la técnica PERT. Hoy todas ellas herramientas clásicas de la gestión de proyectos   

Son los años 50 del Siglo XX los que definitivamente van a marcar el inicio de la era moderna de la Gestión de Proyectos. A partir de ese momento comienza su reconocimiento formal como disciplina separada y diferente a la gestión de empresa propiamente dicha. 

Primeras Organizaciones de Project Managers

De nuevo es a lo largo de los años 50 del siglo XX cuando comienzan a aparecer las primeras entidades formadas por profesionales de la gestión de proyecto. 

• La AACE: Asociación Americana de Ingenieros de Costes (1956). Creada por expertos en técnicas relacionadas con la planificación, la programación la estimación de costes y el control integrado de costes y plazos.

La AACE en 1966 publica el primer proceso integrado para la gestión de carteras portafolios, programas y proyectos: Marco para la Gestión Total de Costes. Uno de los primeros documentos dedicados a recopilar técnicas destinadas a la gestión de proyectos

• En 1967 se crea IPMA, la International Project Management Association
• En 1969 nace el Project Management Institute. Que en 1981 publica la primera edición de PMBOK e impulsa de Certificación PMP (Project Management Professional)

Otros hitos son:  

• En 1982 nace la Metodología PRINCE2. Metodología de gestión de proyectos impulsada desde el Reino Unido
• En 2012 se publica la norma ISO 21500 para la Gestión de Proyectos.

Qué es la Gestión de Proyectos

Siguiendo la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK6), la gestión de proyectos consiste en:

• La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del Proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
• Mediante la aplicación e integración adecuadas de los procesos de dirección de Proyectos identificados para el Proyecto

Como decíamos al principio de este post, la gestión de proyectos eficaz no es tan simple como tomar la decisión sobre quién  quién hace qué, cuándo y cómo. 

La gestión de proyectos incorpora  unos procesos, unos Grupos de Procesos y unas Áreas de Conocimiento, donde se gestiona el alcance del proyecto, la comunicación, el presupuesto, el riesgo, el tiempo y la integración, etc. 

Beneficios de una Gestión de Proyectos Eficaz

¿En que beneficia a organizaciones y personas llevar a cabo una Gestión de Proyectos eficaz? Enumero algunos de estos beneficios: 

• Alcanzar los objetivos establecidos;
• Cumplir con  las expectativas de los interesados;
• Actuar de manera más predecible; y por lo tanto mantener más control sobre el proyecto;
• Incrementar enormemente las opciones de éxito; 
• Llevar a cabo una correcta entrega del producto;
• Facilitar la resolución de problemas e incidencias; 
• Reaccionar a los riesgos de forma óptima; 
• Mejorar la optimización y aprovechamiento de los recursos; 
• Hacer una correcta gestión del alcance, la calidad, el tiempo y el presupuesto del proyecto;
• Equilibrar la influencia de cada una de esos aspectos en el proyecto
• Llevar a cabo una buena gestión del cambio.

Gracias a la Gestión de Proyectos eficaz las organizaciones consiguen: 

• Vincular los resultados de sus proyectos con los objetivos estratégicos de la organización y del negocio
• Mejorar su capacidad de competir en su mercado
• Dar una mejor respuesta a los cambios

Consecuencias de una Gestión de Proyectos Deficiente

Por el contrario ¿Cuáles son las consecuencias del desarrollo de proyectos en un contexto de ausencia de dirección y gestión óptima de los mismos? ¿Qué supone una gestión de proyectos deficiente?

• No cumplimiento de los plazos establecidos
• Aumento de los costes
• Baja calidad en los entregables
• Retrabajos
• Corrupción en el alcance del proyecto
• Disminución del prestigio de la organización
• Insatisfacción de interesados clave
• No cumplir con los objetivos del proyecto

Conclusión

La Gestión de Proyectos supone la aplicación e integración de una serie de técnicas, herramientas, habilidades y buenas prácticas para la consecución de forma óptima de los objetivos de los proyectos.  Gracias a una gestión de proyectos eficaz no solo será más factible la consecución del éxito del proyecto, cumpliendo costes, tiempos y calidad prevista. Sino que la que organización mejorará su manera de competir en el mercado así como la forma de optimizar sus recursos.

Estos mismos beneficios de la gestión de proyectos se pueden extrapolar a aquellos que están fuera de una organización, proyectos profesionales o personales.

Quiero saber tu opinión

¿Conocías ya la historia de la Gestión de Proyectos?

¿Utilizas las herramientas clásicas de Dirección de Proyectos?

¿Estas de acuerdo con estos beneficios?

¿Se te ocurre algún otro?

¡Cuéntame en los comentarios!

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¡Nos vemos en el próximo artículo!

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