Proyecto, Programa y Portafolio ¿Conoces las diferencias?

Proyecto, Programa y Portafolio ¿te suenan estos conceptos?. En nuestra actividad como gestores de proyectos muchas de las cosas que gestionamos y llamamos Proyectos realmente son Programas o incluso Portafolios. 

¿Sabías que la dirección de proyectos, la dirección de programas y la dirección de portafolio tienen objetivos distintos?

Hoy establecemos aquí la diferencia entre estos tres conceptos a partir de lo establecido en PMBOK6-Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos.

¡Empecemos!

Proyecto

Ya sabemos qué es un proyecto, hemos hablado de ello en diferentes ocasiones. 

Esta es la definición que debes conocer:

Un proyecto es  un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único (Pmbok®)

Lo que ahora nos interesa es que un Proyecto puede dirigirse en tres escenarios separados:

• Como un Proyecto independiente.
• Dentro de un Programa.
• Dentro de un Portafolio.

Si tienes pensado presentarte al examen de Certificación PMP debes conocer la diferencia entre Proyecto, Programa y Proyecto

¿Qué es un Programa?

Un Programa es un grupo de Proyectos relacionados cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionan de forma individual

A veces, desde una organización para conseguir nuestros objetivos es necesario lanzar varios proyectos. Y además puede que la Entrada y la Salida de un proyecto está relacionado uno con otro. Y si no se lleva a cabo una gestión de manera coordinada no voy a obtener los objetivos que quiero obtener.

Por ejemplo:  Lanzar un nuevo sistema de comunicaciones vía satélite.

Para ello tendré que tener un proyecto de diseño del satélite, otro de diseño de las estaciones terrestres, otro de construcción del satélite y construcción de las estaciones, otro proyecto para el lanzamiento del satélite y otro para la integración de todo el sistema. 

Si todo eso lo hago de manera descoordinada pues mi proyecto va a obtener pocos beneficios. Hay que gestionarlo como un programa.

Dirección de Programas

La gestión de este grupo de proyectos, determinando su interdependencia, gestionando sus limitaciones y puntos de coordinación, resolviendo los problemas entre ellos, gestionando de manera centralizada y coordinando grupos de proyectos relacionados para alcanzar los objetivos del programa se denomina Dirección de Programas. 

¿Qué es un Portafolio?

Un portafolio son lo Proyectos, Programas y operaciones gestionadas como un grupo para alcanzar objetivos estratégicos

Es decir, puede que los Programas y Proyectos  que integren el portafolio no estén relacionados entre sí, salvo por el hecho de que ayudan a lograr un Objetivo Estratégico.

Es importante resaltar que deben ir enfocados a lograr un objetivo estratégico de la organización impulsora. Los proyectos y programas que formen parte del portafolio pueden no ser necesariamente interdependientes o estar directamente relacionados.

Supongamos que una empresa quiere potenciar una nueva unidad de negocio relacionada con las energías renovables. Para eso quizás decida invertir en proyectos eólicos, en proyectos de energía solar fotovoltaica, etc. Es decir, proyectos, programas que persiguen el mismo objetivo estratégico. Pero entre ellos no tienen que estar necesariamente coordinados (no es un programa) Las salidas de un proyecto no tienen porqué ser la entrada de otro. Pero si se trata de  el Portafolio de Energías Renovables (con sus proyectos y programas). 

Dirección de Portafolio

La Dirección de Portafolio tiene como objetivo la gestión de una colección de programas y Proyectos. Y esa gestión debe hacerla priorizando los Proyectos en función de los Objetivos Estratégicos de establecidos por la organización así como asegurando el uso más eficiente de los recursos.

Dirección de Portafolios, Programas y Proyectos

Ya hemos visto un poco cuales serian los objetivos de estas tres disciplinas. De forma resumida se puede decir que:

La dirección de programas y la dirección de proyectos se centran en ejecutar programas y proyectos de la manera correcta.

La dirección de portafolios se centra en ejecutar los programas y los proyectos “correctos”.

O de otra manera:

Conclusión

En un organización no siempre nos movemos en la gestión de proyectos. Debemos incorporar la idea de Proyecto, Programa y Portafolio como elementos distintos. En base a los beneficios que podemos obtener gracias a una gestión coordinada de diferentes proyectos estamos dentro de la gestión de programas. O de la gestión de portafolios en el caso de que manejemos diferentes programas y/o proyectos no necesariamente coordinados pero si bajo los mismos objetivos estratégicos.

¡Quiero saber tu opinión!

¿Conocías la diferencia entre estos tres conceptos: Proyecto, Programa y Portafolio? Debes conocerla para el examen de Certificación PMP

Gestionas programas o portafolios?

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¡Nos vemos en el próximo artículo!

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