¿Cuando se alcanza el final de un Proyecto?

¿Cuando se alcanza el final de un Proyecto?

 

¿Tenemos claro cuando hemos llegado al final de nuestro proyecto? ¿Coincide esto siempre con la fecha que teníamos prevista y con el éxito en el logro de nuestros objetivos? ¿A veces tienes la sensación de que un proyecto continúa por inercia y no porque siga teniendo sentido?

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Hoy hablamos sobre cómo saber si hemos alcanzado o no el final en nuestros proyectos. Tenerlo claro es muy importante para optimizar recursos, esfuerzos, creatividad y energía.

¡Empecemos!

Proyecto: Temporal por naturaleza

Según el Project Management Institute (PMI)

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único (PMBOK6 Guía de los fundamentos para la Gestión de Proyectos)

Sobre esta definición te recomiendo leer:

¿Qué es un proyecto?

Es decir, los proyectos son por naturaleza TEMPORALES: tienen un inicio y tienen un final.

Pero ¿siempre está claro cuando acaba un proyecto? ¿es tan fácil como parece a primera vista?

La respuesta lógica podría ser SI, es muy facil. Instintivamente podemos pensar que cuando el proyecto llegue a su fin lo tendremos claro. Habremos llegado a la fecha prevista, dentro del presupuesto estimado y cubriendo el alcance de nuestro proyecto.

Si ocurre todo esto, ¡Enhorabuena!, celébralo y reconoce los esfuerzos de tu equipo

Ver el final no siempre es tan evidente

Pero ¿esto siempre es así? ¿Realmente siempre está tan claro?

En ocasiones los proyectos parece que continúan adelante cuando realmente ya han finalizado. 

Te cuento a qué me refiero. Imagina que llega la fecha de entrega y no hemos conseguido nuestros objetivos, ¿el proyecto finaliza? ¿Y si por el contrario logramos estos objetivos antes de lo previsto,  debido a los cambios que se han sucedido durante la ejecución?¿Y si el cliente cambia de idea y a mitad de proyecto decide que ya no lo quiere? ¿El proyecto finaliza o continua aunque ya no tenga ningún sentido seguir adelante?

Vamos a revisar algunos aspectos que nos indican que efectivamente nuestro proyecto ha llegado a su fin.

Se han alcanzado los objetivos establecidos.

              Esta es la razón más evidente.

              Si consigues los objetivos que plantearon el inicio del proyecto, has cubierto tu alcance y finalizas tu entregable en tiempo, coste y calidad, parece evidente que tu proyecto ha terminado.

              No te olvides de sacar tus lecciones aprendidas y lleva a cabo todas las acciones necesarias para el cierre del proyecto. (revisa los Grupos de Procesos)

Se decide que los objetivos no pueden alcanzarse.

              A veces esto ocurre, aunque no nos guste.           

Puede llegar un momento en el que es evidente que los objetivos del proyecto se han vuelto inalcanzables y no tiene sentido perder tiempo y dinero en seguir adelante.Por ejemplo, esto podría ser consecuencia de un aumento excesivo de los costes.

El resultado ya no es necesario.

              Al iniciar nuestro proyecto perseguíamos conseguir unos resultados que en estos momentos han dejado de ser necesarios. La necesidad que impulsó a nuestra organización a poner en nuestras manos este proyecto ha desaparecido, o ha cambiado. Probablemente no sea responsabilidad nuestra. Pero debemos asumir que nuestro proyecto ha llegado a su fin.

Por ejemplo:

  • Nuestro cliente, patrocinador o la dirección de la organización decide que, por las razones que sean, ya no desea terminar el proyecto.
  • Ha sobrevenido un cambio de estrategia que pone fin al proyecto, porque este ya no está alineado con los objetivos estratégicos de la organización.

Como sabes los proyectos siempre tienen que estar alineados con los objetivos estratégicos de la organización. Si esto se pierde, se pierde la razón de ser del proyecto y seguramente sea el mejor síntoma de que este, queramos o no, ha finalizado.

Quiero saber tu opinión

¿Se te ocurre algún otro indicador de que el proyecto ha alcanzado su final? 

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