¿Qué es un Proyecto?

¿Sabes a qué nos referimos cuando hablamos de Proyecto?

¿Podrías escribir en una hoja de papel una definición de un par de líneas?  ¿Qué escribirías? ¿Cómo lo definirías?

Sin pensarlo demasiado prueba a hacer el ejercicio. ¿Qué te ha salido? ¿Cuál es tu definición de proyecto?

En este artículo hablaremos sobre qué es exactamente un proyecto y como lo define el Project Management Institute en su estándar la gestión de proyectos PMBOK6.

La definición que debes conocer para tu Certificación PMP  y en definitiva para tu actividad profesional en el área de dirección de proyectos.

¡Empezamos!

En busca de un lenguaje común

Sigamos con el ejercicio que te acabo de proponer. ¿Has escrito ese par de lineas definiendo qué es para ti un proyecto?

Supón que pudiésemos comparar las definiciones que han escrito de distintas personas. Apuesto a que veríamos que cada una  introduce matices y términos distintos. Aunque intuitivamente estemos todos y todas hablando de ideas parecidas y conceptos similares.

Estaremos de acuerdo en que si queremos establecer un lenguaje común alrededor de una disciplina, en este caso la Gestión de Proyectos, todos deberíamos compartir una misma definición de un concepto central, como es el caso.  Una definición que englobe todos esas ideas que cada uno hemos incluido en nuestra hoja de papel.  La idea es que todos sepamos de lo que estamos. ¿No crees?

Eso en definitiva es lo que hace el Project Management Institute (PMI) a través de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK6). Establece una definición sobre lo que es un proyecto para el estándar y es la que necesitas conocer para tu certificación como PMP. Una definición a través de la cual todos sabremos de lo que estamos hablando.

Bien, y ¿cual es esa definición de proyecto? Tratemos de llegar a ella.

Coincidencias entre proyectos

Te voy a proponer que lleves a cabo una serie de proyectos que a priori son completamente diferentes:

• Rehabilitar una vivienda en tres meses
• Preparar una oferta para una licitación pública cuya fecha de entrega finaliza dentro de 2 semanas
• Montar una empresa de aquí a 3 meses
• Desarrollar un software en 6 meses
• Organizar una boda para el día 22 de octubre de 2020

¿Piensas que entre ellos tienen cosas en común? En principio está claro que suceden en sectores productivos diferentes, tienen diferentes niveles de complejidad, distintos “tamaños”, distintos presupuestos. Y aún así tienen muchas cosas en común.

¿Que tienen en común todos ellos?

Un resultado único

En primer lugar todos tienen un resultado, todos al finalizar deben entregar algo concreto: la vivienda rehabilitada, la oferta para la licitación, la empresa montada, un software, un matrimonio (si se calla para siempre…). Es decir, al final todos tienen uno o varios ENTREGABLES.

Este entregable se va a corresponder con alguna de estas opciones:

• • Un producto tangible
  • Un servicio o una nueva capacidad para ofrecer un servicio.
  • Un resultado único tipo: un documento, una conclusión, un informe.
  • Una combinación única de uno o más productos, servicios o resultados.

¿Se te ocurre algún otro tipo de entregable o resultado?

Proyecto vs Operaciones

Al hablar de resultado único de un proyecto piensa en que se trata de algo no repetitivo.

Por ejemplo, piensa en una compañía del sector del automóvil que  quisiera desarrollar un nuevo modelo de coche. El diseño, la elaboración del prototipo y el lanzamiento serian un proyecto. Sin embargo, la producción en cadena del nuevo vehículo seria una operación.

Las operaciones son continuas y repetitivas, y en ellas normalmente se repite el mismo proceso, produciendo siempre los mismos resultados.

¡Cuantas cosas por hacer! 

También coincidirás conmigo  en que todas estas propuestas tienen un costo, exigen una planificación, llevar a cabo una ejecución, desarrollar un trabajo, realizar un seguimiento, realizar una serie de actividades, etc.  

Para todos es necesario llevar a cabo  un ESFUERZO. Si no hacemos un esfuerzo, no tendremos la casa rehabilitada, la empresa montada, el software desarrollado, etc. (de la boda ya no digo nada…)

Fecha de inicio y de fin

Y finalmente hay un último aspecto que también es común a todos ellos: son TEMPORALES, tienen una fecha de inicio y una de fin: un mes, seis meses, el 22 de octubre… Todos tienen un inicio y un final.

Un proyecto no va a durar siempre. Incluso si es un proyecto de larga duración como podría ser una investigación científica o una gran construcción arquitectónica, tendrá un final.

Si durase indefinidamente es muy probable que se tratase más de un programa (un grupo de proyectos con un objetivo común, no entraremos en esto ahora, ya te contare…)

Una aclaración: los proyectos son temporales, pero sus entregables podrán existir mas allá del final del proyecto, evidentemente.

Todos los ingredientes

Ya tenemos lo ingredientes que necesitamos para llegar a la definición que estamos buscando. Todos los proyectos:

• Exigen un esfuerzo
• Son temporales
• Tienen un resultado final único, un entregable.

Mezclamos la coctelera y voila!

Un proyecto es  un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único (Pmbok®)

Esta es la definición establecida por el PMI en el estándar para la dirección de proyectos.

Otros elementos de los proyectos 

Y ahora, “fuera de carta» y como plus a esta definición fundamental, te aporto otro par de elementos.

Cuando estemos dudando si lo que tenemos ante nosotros es un proyecto u otra cosa (un programa, un portafolio, una operación) pensemos también en lo siguiente:

Los proyectos impulsan el cambio

¿Esto qué  significa exactamente? En muchas ocasiones, quizás siempre, un proyecto terminará siendo un instrumento a través del cual se va a mover una organización de un estado a otro estado a fin de lograr un objetivo específico.

Los proyectos hacen posible la creación de un valor de negocio.

Es decir, los resultados del proyecto proporcionan un beneficio especifico a sus interesados. 

Este beneficio podrá ser tangible, intangible o ambos. 

Conclusiones

Ya sabes qué es un proyecto según el Project Management Institute y su definición según PMBOK6:

Un proyecto es  un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

Retén esta definición,  te servirá para resolver alguna pregunta del examen de Certificación PMP.

También para distinguir en qué tareas de las que llevas a cabo dentro de tu día a día profesional y personal forman parte de un proyecto o no. Saber cuando estas ante un proyecto o una operación te servirá para poner foco en los objetivos.

Y aquí llegamos al final de este post dedicado a intentar definir claramente de que hablamos cuando hablamos de proyectos. Si lo piensas nuestra vida profesional y también personal está llena de ellos. Con diferentes características, complejidades y duraciones, pero todos van a cumplir las condiciones que aquí hemos comentado.

¡Y que importante es aprender a gestionarlos!

Infografía resumen

Te dejo esta infografía como resumen de lo que hemos visto.

¡Quiero saber tu opinión!

¿Ya conocías esta definición de Proyecto? ¿Conoces alguna otra? ¿Piensas que falta algún aspecto a tener en cuenta?

¡Cuéntame en los comentarios!

¡No te vayas con las manos vacías!

Recuerda  SUSCRIBIRTE y descargar el Ebook gratuito: 5 Claves Imprescindibles el éxito en la Gestión de Proyectos. Recibe contenido actualizado cada semana sobre Dirección de Proyectos directamente en tu correo electrónico.

Si además piensas que este publicación puede resultar de utilidad o ayudar a alguien en algún sentido,  te animo a que lo compartas.

¡Hasta el próximo artículo en GP+!

P.D. Te invito a que visites estos otros artículos relacionados ¡Date una vuelta!

• Proyecto, Programa y Portafolio ¿Conoces las diferencias?
• ¿Cuando se alcanza el final de un Proyecto?
• Entorno del Proyecto. Influencias mas importantes
• Las 5 Razones para iniciar un Proyecto