Marco de Gobernanza. Influencias del Entorno del Proyecto II

¿Sabes qué es el Marco de Gobernanza en la gestión de proyectos? ¿Eres consciente de cómo influye en el desarrollo de los mismos?

Para conocer de qué se trata hablaremos sobre las características de la organización. De nuevo dirigimos la mirada al entorno del proyecto y como éste influye en el devenir del proyecto. Como sabes, un proyecto no se desarrolla aislado dentro de una burbuja, y siempre se va a ver influenciado por el entorno en el cual opera.

Tanto si estas preparando la Certificación PMP, como si desarrollas una actividad en gestión de proyectos, debes conocer los diferentes elementos del entorno del proyecto, cuales son y cómo influyen en el mismo.

En un artículo anterior (Entorno del Proyecto I) vimos como el entorno del proyecto influía en el mismo a través de los Activos de los Procesos de la Organización y de los Factores Ambientales de la Empresa. 

En este post incorporo al entorno del proyecto otros dos aspectos de gran importancia para conocer las influencias a las que se van a ver sometidos los proyectos que gestionamos. Por mucho que el director/a de proyecto y/o el equipo de proyecto se esfuercen en tenerlo todo controlado, siempre va a haber factores ajenos al proyecto que van a funcionar como influencias para el mismo. Lo importante es conocer estos elementos y saber ponerlos del lado del proyecto, aprovechar las ventajas que nos puedan brindar para aumentar las probabilidad de éxito del proyecto.

¡Empecemos!

Las Características de la Organización

Las características de la organización desde la cual se gestiona el proyecto siguen siendo fundamentales a la hora de gestionar las influencias que puede recibir nuestros proyectos.

Ya vimos en el post El Entorno de Proyecto I que existían una serie de elementos que pertenecían  la organización dentro de los Factores Ambientales de la Empresa o de  los Activos de los Procesos de la Organización. Pero existen más elementos “impuestos” desde la organización que se deben tener muy en cuenta. Concretamente:  

• El Marco de gobernanza de la organización
• Estructura de la organización

Ser consciente de estos dos aspectos esenciales ayudará al Project Manager, y al equipo de proyecto, a comprender algo extraordinariamente importante para el devenir del proyecto (y de la propia carrera profesional dentro de la organización). Hablo de dónde residen dentro de esa organización: 

• La responsabilidad
• La rendición de cuentas
• La autoridad

Porque, aunque las organizaciones y empresas de hoy doten de futbolines, play stations y nintendos sus salas de descanso, este conocimiento sigue siendo la clave para que la dirección y gestión de proyectos se haga de manera eficaz y eficiente.

Marco de Gobernanza de la Organización

¿Qué es esto de la Gobernanza? 

En el contexto de la gestión de proyectos nos referimos a las disposiciones organizativas o estructurales, en todos los niveles de una organización, diseñadas para determinar e influir en el comportamiento de los miembros de la misma. Esto significa que la gobernanza ejercerá una función supervisora a lo largo del Ciclo de Vida de los proyectos y de esa organización.

¿Cómo se beneficia el/la Project Manager? 

La gobernanza va a facilitar al Project manager, y al equipo de proyecto, una estructura, unos procesos y unos modelos de decisión para gestionar los proyectos, y lograr así los objetivos establecidos en la organización.

En definitiva, el marco de gobernanza persigue que los objetivos del proyecto estén alineados con la estrategia y los objetivos de la empresa. 

Si recuerdas, cuando hablábamos de la Definición de Proyecto, resaltamos la importancia para un proyecto de estar alineado con los objetivos estratégicos de la organización que lo impulsa. 

En consecuencia, esta Gobernanza se traduce en un conjunto de procesos que permite a la organización identificar oportunidades y traducirlas, cuando proceda, a Proyectos de su cartera.

Dentro del Marco de Gobernanza se definen procesos y se asignan roles y responsabilidades. Para que se impulsen los proyectos más apropiados y se inicien de la forma adecuada. Entre los aspectos que incluye la gobernanza se incluyen:

– Los criterios de evaluación de proyecto (necesariamente alineados con los objetivos estratégicos de la compañía) 

– Los procesos para evaluar, priorizar y asignar recursos 

– Los procesos para iniciar un nuevo proyecto,

– El ciclo de vida del proyecto establecido en la organización –y que depende de los procesos de decisión establecidos y de los productos y/o servicios que produzca la organización.

Concepto Multidimensional

Me parece interesante resaltar el aspecto multidimensional del concepto de gobernanza o marco de gobernanza. Es decir, tiene en consideración a:

• Personas,
• Roles,
• Estructuras y
• Políticas de la organización.

Conclusión

El marco de gobernanza constituye otro elemento más de influencia sobre el proyecto desde su entorno. Este se debe considerar y utilizar en favor del proyecto en la medida de lo posible. En resumen, sería el marco dentro del cual se ejerce la autoridad en las organizaciones (reglas, políticas, procedimientos, normas  relaciones, sistemas, procesos…)

Y ¿cómo influye este marco de gobernanza?. Pues lo hace en la medida en la que se:  

• Establecen y se logran los objetivos de la organización
• Hace un seguimiento y una evaluación del riesgo del proyecto en base a las características del marco gobernanza
• Optimiza el desempeño

“¡Para, para, para…! ¿Ya está? ¿Aquí terminas? ¿No habías hablado también de la estructura de la organización?”

Sí tienes razón, ya sé que me he dejado pendiente la estructura de la organización. Esa es una tela de la que hay mucho que cortar, así que hablaremos de ella otro día, en un futuro post.

Quiero saber tu opinión

¿Eres consciente del marco de gobernanza en el que se mueven tus proyectos?

¿Sabes aprovechar sus ventajas?

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¡Nos vemos en el próximo artículo!

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