Entorno del Proyecto. Influencias mas importantes

¿Cuales son las influencias del entorno del proyecto que pueden afectar a su desarrollo? ¿Qué elementos del entorno del proyecto son los que pueden influir? ¿De qué forma?

Un proyecto no se desarrolla en completo aislamiento, como si estuviese dentro de una burbuja. O como si se llevase a cabo en un laboratorio perfectamente aislado del exterior. Apostaría a que incluso en esas condiciones habría unas influencias del entorno. Diría que no hay nada que sea absolutamente ajeno al entorno en el que opera. 

Existen una serie de elementos que ejercen una influencia sobre el proyecto. El entorno en el que se desarrollan influye sobre su evolución.

Este entorno puede tener una influencia favorable o desfavorable para el proyecto.

Vamos a intentar de manera breve destacar alguno de estos elementos que constituyen el entorno de un proyecto.

Veamos cuales son las dos categorías principales de influencia del entorno en el que opera el  proyecto. Esta información te será útil tanto si estás preparando tu examen de Certificación PMP como a la hora de llevar a cabo tu actividad en Gestión de Proyectos. 

¡Empezamos!

Factores Ambientales de la empresa

Llamamos Factores ambientales a aquellas condiciones que no se encuentran bajo el control del Director/a de proyecto o del equipo de Proyecto.

Son elementos que van a influir y/o restringir de alguna forma nuestro proyecto.  Es muy importante tenerlos en cuenta, sobre todo en nuestro momento de Planificación

Tipos de factores ambientales de la empresa

• Internos a la organización
• Externos a la organización

Internos a la organización 

Para encontrar estos factores debemos preguntarnos sobre elementos como los siguientes: 

• ¿Cuál es la cultura de la organización? 

Por ejemplo, cuál es la visión y la misión de la organización, sus valores, las creencias instaladas en la misma, las normas culturales internas, los estilos de liderazgo que se ponen en práctica, etc.

• Recursos

¿Qué disponibilidad de recursos se manejan? ¿Existen unos proveedores establecidos?¿Tenemos acuerdos de colaboración con otras entidades?

• Software informático con el que se cuenta
• Capacidades de las personas que trabajan para la organización 

Las habilidades, know how y competencias de los recursos humanos 

• ¿Qué distribución geográfica tienen las instalaciones y recursos?

Las instalaciones de la organización ¿están todas en el mismo punto geográfico, o hay una distribución? ¿Se trabaja con equipos virtuales distribuidos en distintos espacios? Hoy puedes estar trabajando con alguien que está en la otra parte del mundo y cuyos horarios además no serán los mismos que los tuyos. ¿Existe información compartida en la nube?, etc. Elementos que evidentemente influyen en  tu proyecto.

• ¿Cuáles es la infraestructura de la organización?

Equipamientos, hardware, instalaciones, etc. ¿Qué disponibilidad tienen estos elementos?

Externos a la organización

Pero también existen factores que son externos a la organización y que igualmente van a ejercer una influencia en el devenir y el éxito de nuestro proyecto. 

Vamos a enumerar algunos. 

• Cuestiones sociales y culturales como el puede ser el clima político coyuntural 
• Estudios académicos que puedan existir relativos a la industria
• Estándares gubernamentales o de la industria, de organismo reguladores

• El mercado en el que se desarrolla el proyecto

Los competidores, el reconocimiento de marca de la organización etc

• Restricciones legales

Evidentemente el proyecto se va a desarrollar dentro de un ámbito jurídico y legal, es decir, dentro de la legislación de un país, o legislación internacional. Se deben observar esas restricciones legales, la protección de datos, las regulaciones locales, etc

• Aspectos financieros

En un mundo globalizado, donde los proyectos se desarrollan en muchos casos con equipos virtuales y deslocalizados, es absolutamente necesario observar las tasas de cambio de las divisas o las de inflación existentes en cada momento. 

• Elementos ambientales físicos como por ejemplo las condiciones climáticas

Activos de los procesos de la organización

Al hablar de activos de los procesos de la organización nos referimos a los procesos,  procedimientos y bases de conocimientos con los que cuenta la organización que lleva a cabo el proyecto. 

Es decir, el Know how acumulado de la empresa y el histórico de todos los proyectos anteriores. 

Entre otros aquí se incluyen:

• Las Lecciones Aprendidas de Proyectos anteriores
• Las plantillas que utilice la organización en sus procedimientos
• Los estándares que aplique
• Las guías estandarizadas que aplique
• Los procedimientos de control de cambios

En conclusión

Parece claro que los proyectos no se desarrollan aislados del entorno en el que operan. Siempre van a recibir influencias “externas” más allá de sus propios procesos de planificación, ejecución y seguimiento. Y más allá de las áreas de gestión en la que se esté trabajando en cada momento. Hemos visto dos de las categorías principales de ese entorno

• Los Factores Ambientales de la empresa
• Los Activos de los Procesos de la organización

Quiero saber tu opinión

¿Conocías estos elementos de influencia sobre tus proyectos? 

¿Aprovechas las influencias favorables para tu proyectos?

¿Se te ocurren algunos aspectos del entorno que pueden influir en tus proyectos?

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¡Nos vemos en el próximo artículo!

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